Archiwizacja dokumentów – w biurze czy przez firmę zewnętrzną?

Archiwizacja dokumentów ma nie tylko korzystny wpływ na efektywne funkcjonowanie danej jednostki, ale stanowi również jej prawny obowiązek. Wynika to ze stosownych przepisów, które wyznaczają okres przechowywania różnego rodzaju akt. Jak zatem powinno przebiegać prawidłowe archiwizowanie dokumentów?

Profesjonalna archiwizacja dokumentacji

Archiwizowanie akt to proces składający się z kilku etapów. Po pierwsze należy pogrupować dokumenty i nadać im odpowiednią kategorię (A lub B). Potem trzeba je zakwalifikować do danej grupy rzeczowej. Następnym krokiem jest chronologiczne posortowanie akt, z uwzględnieniem ich tematyki. Ostatnim krokiem jest przypisanie zarchiwizowanym dokumentom wymaganego czasu przechowywania i zapakowanie ich do kartonów, które będą składowane w archiwum. W taki właśnie sposób powinna wyglądać profesjonalna archiwizacja dokumentów.

Jakie dokumenty należy archiwizować?

Archiwizacja dokumentacji obejmuje między innymi:

  • akta zatrudnienia pracowników;
  • deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS;
  • dokumenty rozliczeniowe o wysokości składek opłaconych do ZUS;
  • dokumenty podatkowe (faktury, rachunki, księgi podatkowe);
  • dokumentację medyczną.

Archiwizowanie dokumentów – niezbędne środki i zaplecze lokalowe

Bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie dokumentów wymaga zapewnienia koniecznych w tym zakresie warunków. Chodzi tutaj przede wszystkim o wyodrębnienie w firmie specjalnego pomieszczenia, do którego wstęp będą mieli tylko upoważnieni pracownicy. Wejście do archiwum powinno posiadać odpowiednie zabezpieczenia. Optymalnym rozwiązaniem są drzwi antywłamaniowe. Niezbędny element wyposażenia stanowią ponadto metalowe szafy lub regały.

Archiwizowanie akt jako usługa zewnętrzna

Alternatywą dla prowadzenia archiwum we własnym biurze jest zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej. Na rynku znajdziemy wielu wykonawców takich usług, jak https://www.ekoakta.pl/ . Skorzystanie z proponowanej przez nich oferty daje gwarancję, że archiwizacja dokumentacji będzie prowadzona z zachowaniem najwyższych standardów jakości i bezpieczeństwa.

Profesjonalna firma archiwizacyjna dysponuje bowiem certyfikowanym archiwum wyposażonym w nowoczesny system zarządzania, rozbudowany monitoring i zabezpieczenia antywłamaniowe. Decydując się na powierzenie naszych akt jednostce zewnętrznej pozbywamy się więc konieczności organizowania specjalnie dostosowanego lokalu, zyskując przestrzeń do innych celów. Co najważniejsze jednak, archiwizacja dokumentów będzie się odbywała w bezpieczny sposób.

Leave a Reply