Archiwizacja dokumentów jest wymagana prawnie wobec każdego przedsiębiorstwa. Obowiązek dotyczy szczególnych dokumentów wymienionych w aktach prawnych i jest ich naprawdę sporo. Nie każda firma ma jednak wystarczająco dużo miejsca, by swobodnie przechowywać wszystkie dokumenty. Jakie są korzyści z archiwizacji dokumentów przez firmę zewnętrzną?
Archiwizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną — na czym polega?
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to nic innego jak przeniesienie naszego archiwum do nieruchomości należącej do innego przedsiębiorstwa. Wbrew pozorom takie działanie jest w pełni legalne, o ile zapewnimy sobie i inspektorom dostęp do dokumentów, jeśli będzie taka potrzeba.
Jak wiadomo, normalnie archiwizowanie akt odbywa się w siedzibie firmy lub innej nieruchomości, która do niej należy. Takie działanie wymaga jednak, by przedsiębiorstwo posiadało spore pomieszczenie, w którym będzie mieściło się archiwum.
Archiwizowanie dokumentów z udziałem firmy zewnętrznej różni się tym, iż nie musimy posiadać żadnej wydzielonej i zabezpieczonej przestrzeni. Naszym jedynym zadaniem jest dostarczenie dokumentów, a wszystkim zajmie się zewnętrzna firma.
Archiwizowanie dokumentów z udziałem firmy zewnętrznej — jak wygląda?
Gdy interesuje nas archiwizowanie dokumentów, wpierw trzeba skontaktować się z odpowiednią firmą, która się tym zajmuje. Gdy to zrobimy, to w umówionym terminie pracownicy takiego przedsiębiorstwa pojawią się w naszej siedzibie, by spakować wszystkie dokumenty w kartony archiwizacyjne, a następnie przetransportuje je pod okiem zawodowego konwojenta i nadzoru GPS do swojej siedziby.
Gdy dokumenty trafią do siedziby, my otrzymujemy protokół przekazania dokumentów, a pracownicy takiej firmy biorą się do pracy. Wpierw cała dokumentacja jest ewidencjonowana i oznaczana z pomocą specjalnych kodów paskowych, by można było ją łatwo odnaleźć. Następnie trafia do specjalnie zabezpieczonego archiwum, w którym będą one w pełni bezpieczne.
W ramach archiwizacji dokumentów firma zewnętrzna wykona również za nas brakowanie oraz niszczenie dokumentów. Wszystkie akta będą mogły być także dostępne na żądanie, dowiezione do firmy lub przesłane w formie kopii elektronicznej, lub faksu.
Jakie korzyści sprawiają, że archiwizacja akt jest opłacalna z firmą zewnętrzną?
Przede wszystkim archiwizacja dokumentów poprzez firmę zewnętrzną może ułatwić nam pracę w biurze, zapewniając w nim więcej miejsca. Dodatkowo w takim miejscu dokumenty są w pełni bezpieczne i mamy do nich zawsze dostęp. W razie jakiegokolwiek losowego wydarzenia w naszej firmie mamy także pewność, że dokumentom nic się nie stało.