Przechowywanie dokumentów to jeden z najważniejszych aspektów przedsiębiorstwa. Nie wszystkie jednak wytworzone dokumenty trzeba przechowywać do samego końca istnienia firmy. Warto wiedzieć jak klasyfikować i archiwizować firmową dokumentację, aby nie zajmować miejsca dokumentami przedawnionymi, ale także, żeby nie zniszczyć czegoś, co powinno być przechowywane przez konkretny czas.
Jakie dokumenty muszą być przechowywane?
Przechowywanie dokumentów firmowych jest często obowiązkiem. Warto wiedzieć, jakie dokumenty podlegają ochronie przed zniszczeniem. Dokumentacja, którą należy gromadzić, to między innymi:
- dokumentacja pracownicza;
- roczne zeznania podatkowe z określonego okresu;
- spis z natury dokumentów inwentaryzacyjnych;
- dokumenty związane z VAT;
- faktury;
- księga przychodów i rozchodów;
- deklaracje;
- ewidencje dotyczące sprzedaży lub usług.
Jak długo przechowuje się dokumentację pracowniczą?
Według prawa przechowywanie dokumentów związanych z obszarem kadrowym to wszystkie dokumenty określane jako akta osobowe. Po zakończeniu stosunku pracy, w obowiązku pracodawcy jest przechowywanie akt przez 5 lat. Dokumentacją taką są karty wynagrodzeń, listy płac, umowy cywilno-prawne, ewidencja czasu pracy, czy też dokumenty związane z urlopem.
Przechowywanie dokumentów księgowych – jakie są zasady?
Do 2019 roku, na każdym przedsiębiorcy spoczywał obowiązek przechowywania dokumentów księgowych bezterminowo. Po nowelizacji ten obowiązek został ograniczony do 5 lat. Okres ten naliczany jest od momentu zatwierdzenia sprawozdań finansowych dla danych miesięcy. Czas ten obejmuje także faktury, księgi, pozostałe dokumenty kosztowe. Po upłynięciu 5 lat, w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami, dokumentację można poddać zniszczeniu.
Ile czasu trwa przechowywanie dokumentacji medycznej?
Wytworzone dokumenty medyczne, podlegają obowiązku ich przechowywania, a także zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Podmiot, który udziela świadczeń zdrowotnych, ma za zadanie przechowywanie dokumentów medycznych przez okres 20 lat, który naliczany jest od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Występuje jednak kilka wyjątków od tej zasady. Na przykład:
- zgon pacjenta na skutek zatrucia lub uszkodzenia ciała – 30 lat;
- zdjęcia rentgenowskie – 10 lat;
- skierowania na badania lub zalecenia lekarza – 5 lat;
- dokumentacja związana z dziećmi poniżej 2 roku życia – 22 lata.
Gromadzenie dokumentów – korzystanie z usługi
Przechowywanie dokumentów to tak naprawdę dość skomplikowana procedura. Nie każde też przedsiębiorstwo ma możliwość w obszarze swojej działalności na gromadzenie aktów i całej dokumentacji. Rozwiązaniem tego problemu są usługi przechowywania dokumentów. Odpowiednio wybrana firma świadcząca usługi archiwizacji i przechowywania dokumentacji zapewnia bezpieczeństwo dokumentów, poufność, a także gromadzenie zgodnie z przepisami prawa. Odpowiednia firma, która świadczy takie usługi to np. https://www.destroy.pl/
