Jeśli prowadzisz działalność, to z całą pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest odpowiednia archiwizacja dokumentów. Zgodnie z panującym w naszym kraju prawem, każda firma ma obowiązek przetrzymywać niezbędne papiery przez dany okres.
Co jednak w przypadku, gdy okres archiwizacji dokumentów przeminie, i będzie można się ich pozbyć? Ten przypadek również jest uregulowany zapisem prawnym, bowiem niszczenie przedawnionej dokumentacji jest obowiązkowe. Nie jest to jednak zadanie tak proste, jak na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, gdyż musisz zwrócić uwagę między innymi na rzeczy takie jak:
- niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami,
- wybór optymalnej dla Ciebie firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów,
- uwzględnienie i porównanie kosztów oraz czasu poświęconego na niszczenie dokumentów samodzielnie / z firmą.
Firmy oferujące niszczenie akt
Duża część biur wyposażona jest w specjalne niszczarki do dokumentów. Co jednak w przypadku, gdy nie posiadasz owego urządzenia, bądź tej najzwyczajniej w świecie nie masz czasu na pojedyncze pozbywanie się stosów papierów?
W takim przypadku powinieneś zastanowić się nad skorzystaniem z usług firmy oferującej niszczenie akt. Jeśli posiadasz jednak obawy przed powierzeniem swoich prywatnych danych obcym osobom, to koniecznie przeczytaj kolejny akapit. Bardzo często bowiem zdarza się, że niszczenie dokumentów może odbyć się przy Tobie, a pracownicy firmy przyjadą bezpośrednio do Twojej siedziby.
Mobilne niszczenie dokumentów
Jak sama nazwa wskazuje – mobilne niszczenie dokumentów polega na wykonywaniu usługi w siedzibie klienta. Dzięki temu będziesz miał ciągłą kontrolę nad tym, co dzieje się z twoimi aktami.
Usługę mobilnego niszczenia dokumentów jest w stanie zapewnić coraz większa liczba firm, i nie powinno to nikogo dziwić – prywatność oraz anonimowość klienta powinna w tym przypadku stanowić zupełny priorytet.
Specjalne procedury podczas niszczenia dokumentacji
Jeśli Twoje dokumenty zawierają wrażliwe dane osobowe, wówczas cały proces ich niszczenia staje się nieco bardziej skomplikowany. Jest to uregulowane między innymi przez uchwałę RODO.
Przepisy mówią jasno, że niszczenie tego typu dokumentów (zawierających dane osobowe, na przykład dokumentacji medycznych), koniecznie musi odbywać się z zastosowaniem szeroko pojętych zasad bezpieczeństwa.
Odpowiadając na pytanie, które zapewne zadajesz sobie teraz w głowie: nie, zasady bezpieczeństwa nie są określone w jeden, jedyny, właściwy sposób. Zasada jest tylko jedna: dane nie mogą być odczytane w żaden możliwy sposób (pocięcie dokumentów niszczarką nie jest wystarczające).
Usług niszczenia dokumentów – postaw na profesjonalizm!
Prawidłowe stosowanie się do wyżej podanych zasad może przyprawić o zawrót głowy. Jeśli nie masz więc czasu, by zajmować się procedurami dotyczącymi właściwego niszczenia dokumentów, wówczas powinieneś skorzystać z usług firm zewnętrznych.
Dzięki temu będziesz pewien, że praca została wykonana całkowicie prawidłowo, a Ty sam będziesz zwolniony z wielu odpowiedzialności. Nie zapominaj również, że zgodne z procedurami niszczenie dokumentów jest nie tylko przywilejem, ale przede wszystkim obowiązkiem każdej osoby prowadzącej firmę.
